El presente documento es una guía de configuración rápida para la puesta en marcha del sistema. A fin de iniciar la actividad operativa, es necesario definir un conjunto de datos en ciertas ventanas de Libertya. A continuación se detallan paso a paso cada una de estas tareas. Es importante recordar que para acceder a cada una de las ventanas de la presente guía, será necesario acceder mediante el perfil correspondiente, el cual se especifica entre paréntesis en cada apartado.

Acceso

Configuración de la Compañía → Compañía

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La Compañía es el nivel mas alto de una entidad de negocios independiente. Cada compañía puede tener una o más organizaciones reportando a ella. Cada compañía define los parámetros contables (esquema contable; definición de árbol; unidades de medida no monetarias).

En esta ventana deben ingresarse los datos generales de la empresa. Sin embargo, la configuración más importante a realizar en esta ventana, se encuentra en la segunda pestaña, Información de la Compañía. Es necesario especificar la Categoría de IVA de la Compañía, así como el CUIT (en caso de ser necesario).

Acceso

Configuración de la Compañía → Organización

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La Ventana de Organización permite definir y mantener entidades organizacionales. Una Organización es una entidad legal, sub-unidad o sucursal para la cual se procesan documentos y transacciones.

Todas las sucursales pertenecientes a la compañía deben ser dadas de alta desde esta ventana, indicando además sus datos de contacto tales como localización (dirección), teléfono, etc.

Acceso

Configuración de la compañía → Almacén y Ubicaciones

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La ventana se usa para definir los almacenes y sus ubicaciones, así como los parámetros contables que deberán ser utilizados para el inventario en dicho almacén. Un almacén puede contener uno o más ubicaciones.

Acceso

Importar Datos → Cargar Archivos

Importar Datos → Importar Cuenta Contable

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La importación de cuentas contables debe realizarse en dos pasos. Primeramente es necesario acceder a la ventana Cargar Archivos, en la cual se debe especificar el formato de importación Cuentas Contables, y posteriormente seleccionar el archivo separado por comas que contenga la información de cuentas correspondiente. Podrán visualizarse las entradas correspondientes en los campos de la zona inferior de la ventana. Posteriormente se debe clickear en Aceptar a fin de iniciar el proceso de carga de archivos.

Una vez realizado el primer paso, solo resta impactar las cuentas contables en Libertya. Para esto es necesario acceder a la ventana Importar Cuenta Contable, la cual contendrá los registros cargados en el paso previo. Es posible verificar la correctitud de la carga navegando los registros. Una vez validada la información, se deberá iniciar el proceso de importación mediante el botón Importar Cuenta Contable.

Acceso

Importar Datos → Cargar Archivos

Importar Datos → (Ventana correspondiente)

Detalle

Los pasos para la importación de los demás datos operativos es similar al de importación de cuentas contables. Será necesario primeramente cargar los datos mediante la ventana Cargar Archivos, especificando el archivo y formato correspondiente. Posteriormente se deberá acceder a la respectiva ventana a fin de impactar los datos en la base operativa de Libertya.

En caso de requerir la importación de otro tipo de información, será necesario definir un nuevo formato de importación, en conjunto con la ventana de visualización correspondiente y su correspondiente lógica de importación.

Acceso

Caja → Configuración de Libro de Caja

Caja → Libro de Caja

Detalle

La ventana de Configuración de Libro de Caja, define el banco y cuenta contra la cual las transacciones de efectivo son procesadas. La ventana Libro de Caja es usada para registrar los pagos y recibos de una caja menor. Todo libro de caja debe pertenecer a una configuración de libro de caja.

Acceso

Banco → Banco

Detalle

La ventana de Bancos es usada para definir los bancos, cuentas bancarias y documentos de cuentas bancarias asociadas con una organización; así como la configuración contable correspondiente.

Acceso

Datos → Año, Calenario, Período

Detalle

Esta ventana define los calendarios que serán usados para el control de ejercicios y períodos. Los períodos se encuentran inicialmente cerrados, por lo que es necesario realizar la apertura de los mismos, a fin de poder completar documentos.

Cabe destacar que este paso no es necesario en caso de utilizar control de período automático (en la configuración de Esquema Contable).

Acceso

Datos → Tasa de Cambio

Detalle

La ventana de Tasas de Cambio es usado para definir las tasas de conversión que serán usadas cuando se conviertan importes de una moneda a otra.

Acceso

Contabilidad → Configuración de Contabilidad → Cargo

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Esta ventana permite definir los diferentes cargos adicionales en que se puede incurrir en una transacción. Estos pueden incluir cargos de servicio bancario; cargos del proveedor; cargos de manejo entre otros.

Acceso

Impuesto → Categoría de Impuesto

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Esta ventana se usa para definir y mantener las categorías de impuestos. Cada producto es asociado con una categoría de impuestos lo cual facilita la actualización éstos cambian. Libertya ya incluye una serie de impuestos predefinidos, los cuales pueden ser modificados o ampliados según las necesidades.