Pagos a proveedor

Icono IDevice Circuito de Cuentas por Pagar
Revisión y captura de facturas de proveedores

El sistema transmiten los ingresos de mercadería, en ellos se encuentra el registrado el proveedor que la entregó y los productos con sus cantidades.

Usualmente las empresas pagan al precio que se pactó en compras, por lo que se puede crear la factura “desde” el remito y cotejarla con la factura física. Es decir, el operador que carga la factura ingresa los datos del encabezado (Compañía, Sucursal, fecha, proveedor), selecciona la remisión (de una lista de remisiones sin factura de la compañía) y se copian los productos y las cantidades desde la misma. En ese instante se valoriza la factura del sistema, con lo que debería coincidir con la factura entregada por el proveedor. Si hay diferencia de importes puede ser por:

  1. El precio de un producto en la factura física no coincide con el del sistema: En este caso el sector de compras debe decidir si el proveedor está violando el precio pactado o si se debe actualizar el mismo. En caso que el proveedor viole el precio, se le pedirá la refacturación al precio pactado. Sino se corregirá el precio en el sistema y se proseguirá normalmente.

  2. La cantidad o los productos entregados no coincide con la de productos facturados: En este caso se puede pedir una refacturación o se puede emitir una nota de cargo a favor de la empresa que descuente los productos no entregados.

Lo que está claro es que siempre se paga la factura completa (operativamente se hace así, aunque el sistema permite los pagos parciales).

Las ventaja de este enfoque es que se paga lo entregado y al precio pactado. Cualquier diferencia aparecerá al cotejar la factura física contra la factura creada desde la remisión.

Temas a tener en cuenta:

  1. Es posible crear las facturas automáticamente en un estado “borrador” que permita a los auxiliares buscarlas, cotejarlas y luego autorizarlas para el pago “completarlas”. Se seguiría la lógica anterior, pero sin la necesidad de crearlas. La creación podría hacerse automáticamente luego de la importación nocturna.

  2. Las facturas del sistema siempre estarán valorizadas al precio pactado por compras. Esto puede poner mas presión en compras, pero asegura no pagar precios cambiados por el proveedor.

  3. Control de devoluciones: La gestión de las devoluciones es similar a la de las entrega de mercancía: Una vez entregada la mercancía al proveedor, se debe cargar en el sistema una “devolución” que descuente los productos del stock. Desde está devolución se crea una “nota de crédito” que se utilizará en el siguiente pago. La validación de la nota de crédito es similar a la de la factura: debe coincidir en importes y cantidades.

     

Pantalla de ingreso de factura de compras:

Se selecciona el proveedor, se ingresa el numero de factura.

 

 

Presionando el botón “Crear desde” se elige la remisión de mercancía, puede revisar los productos y las cantidades entregadas:

 

 

 

 

Se actualiza la factura con los productos y los importes correspondientes, que se traen de los precios cargados por compras.

 

Detalle de la factura con los productos:

 

 

Si la factura del sistema concuerda con la impresa se completa el documento:

 

 

La factura completa no puede ser modificada, excepto por su anulación:

 

 

Si hay diferencias de importes los operadores no podrán completar el documento, solo los supervisores.

 

 


Icono IDevice Emisión de pagos
Cuando las facturas están autorizadas (con estado “Completo”), se ejecuta el proceso de selección de facturas para generar el lote de pagos.

El pago de facturas de proveedores y otros comprobantes se realiza normalmente a través de un instrumento llamado “Orden de pago”. La orden de pago es la entidad que agrupa los comprobantes a pagar con los medios de pago que los cancelan. Por ejemplo, pueden pagarse varias facturas de un proveedor con un solo cheque, o varios, o puede pagarse también una sola factura con varios cheques, que pueden provenir de distintas cuentas bancarias.


Es común en los mercados latinoamericanos que se realicen retenciones a la hora de pagar. Una retención puede verse como un impuesto que debe pagar el proveedor y dado que la entidad recaudadora confía mas en la empresa pagadora, esta debe hacerse cargo del pago del mismo, por lo que debe retener el importe correspondiente. Normalmente la retención se imprime y se envía al proveedor, que la utiliza para descargar impuestos.

Es importante mantener la relación entre las facturas y comprobantes pagados con los medios de pago utilizados. Usualmente la impresión de la orden de pago se archiva junto con los comprobantes que cancela, a modo de registro.

      1. Acceder al perfil "Administración" la opción de menú: Pagos > Ordenes de Pago.

 

Pasos a seguir para crear una orden de pago

1. Seleccionar la entidad comercial de la factura que se pretende pagar.

2. Deben aparecer todas las facturas pendientes en la grilla de pago.

3. En la línea del comprobante, en el campo cantidad se debe ingresar el importe a pagar total o parcial, el campo importe abierto representa el saldo pendiente del comprobante.

4. Presionar el botón siguiente.

5. Seleccionar la campaña o zona, y la organización correspondiente (estos datos no son obligatorios).

6. Formas de Pago:

6.1. Efectivo: Se debe seleccionar un libro de caja.

Colocar importe.

Presionar el botón Guardar Cambios.

De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados.

6.2. Transferencia Bancaria:

Seleccionar el banco determinado.

Ingresar numero de transferencia.

Ingresar el importe y presionar guardar cambios.

De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados.

6.3. Cheque o Talón:

Seleccionar chequera.

Ingresar número de cheque.

Ingresar el importe.

Fecha de emisión, pago y a la orden de quien está emitido el cheque.

Guardar los cambios.

 

6.4. De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados.

6.4. Por último una vez cargado todo el detalle de pagos, se debe presionar el botón Emitir Pagos.

6.6. El sistema emite un informe con el resumen de pagos cargados.

7. Pagos Adelantados:

Seleccionar el check del mismo nombre.

Ingresar el importe a pagar.

Presionar el botón siguiente.

Siempre debe estar asociado a una entidad comercial el pago que se pretende hacer.

Efectuar el pago de acuerdo a alguna de las formas descriptas anteriormente.

Por último emitir el pago.

8. El servidor realiza automáticamente la imputación de los pagos, por lo tanto no hay que realizar ningún proceso adicional una vez emitidos los pagos. El asiento que se genera es un asiento con cuentas puente.